A Receita Federal iniciou uma nova fase de fiscalização voltada para condomínios residenciais e comerciais em todo o país. O motivo dessa atenção especial é o crescimento no número de condomínios que não estão cumprindo adequadamente suas obrigações fiscais, previdenciárias e contábeis. Embora não tenham finalidade lucrativa, os condomínios são pessoas jurídicas e, por isso, estão sujeitos a diversas responsabilidades legais.
Por que os condomínios estão sendo fiscalizados?
Grande parte dos condomínios realiza pagamentos a funcionários, empresas terceirizadas (como limpeza, portaria, manutenção) e movimenta recursos financeiros relevantes. Quando esses valores não são corretamente declarados à Receita Federal ou as retenções de tributos não são feitas, o condomínio passa a ser um alvo de autuação.
Além disso, muitos síndicos e administradores ainda desconhecem que o Fisco cruza dados automaticamente entre eSocial, DCTFWeb, EFD-Reinf, notas fiscais e contas bancárias do condomínio.
Principais obrigações acessórias dos condomínios
Mesmo sem fins lucrativos, os condomínios devem cumprir diversas declarações e rotinas fiscais, como:
• EFD-Reinf – informa pagamentos a prestadores de serviço e as retenções de INSS.
• DCTFWeb – declaração usada para gerar as guias de recolhimento das contribuições previdenciárias.
• eSocial – obrigatório para condomínios com empregados (porteiro, zelador, faxineiro, entre outros).
• Folha de pagamento e RAIS/eSocial Anual – informações trabalhistas e previdenciárias dos funcionários.
• Retenção de impostos – ISS, INSS e IRRF devem ser descontados e recolhidos corretamente em serviços contratados.
• Controle contábil e financeiro – livro-caixa, balancetes, notas fiscais, contratos e recibos organizados.
Importante: a DIRF será extinta a partir de 2026, sendo substituída definitivamente pelo eSocial e DCTFWeb.
Quais são as consequências para quem não se regularizar?
O descumprimento dessas obrigações pode gerar:
• Multas por atraso ou omissão de declarações;
• Cobrança de tributos não recolhidos com juros e multa;
• Fiscalizações presenciais da Receita Federal;
• Responsabilização civil e administrativa do síndico ou administrador, incluindo possível uso do patrimônio pessoal, em caso de negligência.
Como os administradores e síndicos devem agir?
Para evitar problemas, é essencial que os condomínios adotem algumas medidas práticas:
1. Regularizar toda a documentação contábil e fiscal;
2. Verificar se contratos com terceirizados têm as retenções corretas de impostos;
3. Manter uma contabilidade profissional, com integração ao eSocial e DCTFWeb;
4. Guardar por pelo menos 5 anos notas fiscais, folhas de pagamento e comprovantes de tributos recolhidos;
5. Orientar síndico e conselho fiscal sobre suas responsabilidades legais.
Conclusão
A nova postura da Receita Federal demonstra que a gestão de condomínios vai muito além da administração de despesas e manutenção predial.
A conformidade fiscal passou a ser parte essencial da boa governança condominial.
Com organização, apoio contábil especializado e atenção às obrigações acessórias, é possível evitar autuações, proteger o patrimônio dos condôminos e garantir segurança jurídica ao síndico e à administração.
